Directieassistent (M/V) – drietalig NL, FR, EN

Ben je meertalig, goed georganiseerd, sociaal en werk je zelfstandig? Wil je in Brussel in een internationale context werken en dagelijks in contact komen met andere culturen? Dat kan bij Handicap International.

Om de steun aan de directie te versterken zijn wij op zoek naar een directieassistent(e) voor de Directeur van het Operationeel Centrum te Brussel.

Wij bieden u een internationale en stimulerende werkomgeving aan, waar veel ruimte is voor creativiteit en innovatie.

Verantwoordelijkheden

Assistentie verlenen aan zowel de Directeur van het Operationeel Centrum van HI in België als aan de HR en Financiën verantwoordelijken, met het oog op het vergemakkelijken van de organisatie van hun werk en het beheer van hun dossiers; met respect voor de nodige confidentialiteit.

Nauwe ondersteuning bieden aan de Directeur en de verantwoordelijken HR en Financiën bij het dagelijks beheer van hun werk en het opvolgen van hun dossiers

• De eerste contactpersoon zijn voor het beantwoorden van vragen : ontvangen, filteren, sorteren en ordenen van interne en externe vragen (telefonisch, elektronisch…).
• Vragen heroriënteren naar de meest competente bevoegdheden en tijdelijke maatregelen treffen bij afwezigheid van de directeur. Onopgeloste kwesties inplannen in de agenda van de directeur en de opvolging ervan verzekeren.
• De agenda van de directeur beheren: zijn dagindeling optimaliseren in functie van prioriteiten en onverwachte evenementen.
• Vergaderingen, conferenties, seminaries, verplaatsingen of elke ander evenement organiseren.
• De administratieve opvolging van een aantal dossiers voorbereiden en verzekeren met het oog op de vastgestelde deadlines en prioriteiten.
• De organisatie en inwerkstelling van bepaalde beheersprocessen opvolgen (bv. hulpmiddelen ontwikkelen voor de opvolging en het updaten van activiteiten).

Het informatiebeheer en de link tussen de verschillende gesprekspartners verzekeren

• Vergaderingen bijstaan (nota’s nemen en verslagen schrijven) en verslagen verspreiden naar de betrokken personen.
• Instaan voor de redactie, de vertaling en de vormgeving van informatie en beslissingen vanuit de directie en het verspreiden ervan naar de betrokken personen rekening houdende met de nodige confidentialiteit.
• De continuïteit en kwaliteit van de relaties met de verschillende gesprekspartners verzekeren.
• Instaan voor het klassement en archivering van documenten (papier en elektronisch).

Vereist profiel voor de functie

Kennis

• Secretariaatstechnieken
• Frans, Nederlands, Engels: zeer goede mondelinge en redactionele vaardigheden

Vaardigheden

• Ervaring gewenst in een vergelijkbare functie
• Opstellen van brieven en verslagen
• Praktische kennis van informaticatools (tekstverwerking, excel, power point…)
• Zin voor organisatie en informatieverwerking (klassement en archivering, analyse en verwerking van informatie, vooropstellen van prioriteiten …)

Persoonlijkheid

• Goede communicator: mondeling en vooral schriftelijk
• Reactief / aanpassingsvermogen / vooropstellen van prioriteiten
• Initiatiefnemend en zelfstandig
• Diplomatisch
• Stipt
• Creatief
• Interesse voor de verenigingssector
• Instemmen met de visie van Handicap International: een wereld waarin elke vorm van handicap kan worden voorkomen, genezen of geïntegreerd en waarin de rechten van personen met een handicap gerespecteerd en toegepast worden.

Voorwaarden

Voltijds contract van onbepaalde duur, met 6 maanden proefperiode, op de hoofdzetel van Handicap International te 1000 Brussel, Spastraat 67.

Basissalaris: 2.010 euro bruto/maand (+ ervaring, competenties en talenkennis), maaltijdcheques, hospitalisatie- en groepsverzekering, terugbetaling kosten woon-werkverkeer en een 13de maand volgens de van toepassing zijnde condities.

Startdatum: juni 2012.

Stuur uw CV en motivatiebrief ten laatste op maandag 28 mei 2012 naar jobs@handicap.be ter attentie van Isabelle Galle.